Überblick
Der Kalender bringt Plan und Wirklichkeit zusammen: Was du vorhast und was du tatsächlich erfasst hast, liegt im selben Raster. Du startest Timer direkt aus Terminen und holst deine Google- und Apple-Kalender dazu. Im Raster begegnen dir drei Arten von Blöcken:
Termine
Deine geplante Zeit, als helle Blöcke. Eigene Termine und solche aus verbundenen Kalendern.
Blockierte Zeit
Zeiträume, die du freihalten willst, etwa für Fokuszeit oder Abwesenheiten. Sie sind rot.
Erfasste Zeit
Zeiteinträge aus deinen Projekten erscheinen als gefüllte Blöcke, ein laufender Timer als Live-Block, der mitwächst.
Hinweis Aufgaben erscheinen nicht im Kalender, auch nicht mit Geplant-Tag oder Deadline. Wenn du Zeit für eine Aufgabe reservieren willst, lege einen Termin an.
Ansichten
Öffne den Kalender in der App-Leiste oder mit G, dann C. Oben wechselst du zwischen vier Ansichten:
Tag & Woche
Stundenraster mit Jetzt-Linie. Die Ansicht scrollt beim Öffnen automatisch zur aktuellen Uhrzeit.
Monat
Der ganze Monat auf einen Blick. Auf kleinen Bildschirmen zeigt die Web-App eine eigene, für Touch gebaute Monatsansicht.
Jahr
Ein Klick auf einen Tag öffnet die Tagesansicht, ein Klick auf einen Monat die Monatsansicht.
Ansicht anpassen
Stelle das Intervall (5 bis 60 Minuten), die Rastergröße und die Feinraster-Linien ein.
Mit „Heute“ springst du zurück zum aktuellen Datum, die Pfeile blättern vor und zurück. Ein Klick auf das Datum öffnet „Datum auswählen“, um direkt zu einem beliebigen Tag zu springen.
Termine anlegen
Termine sind deine geplante Zeit. So legst du einen an:
Zeitraum wählen
Ziehe in der Tages- oder Wochenansicht mit der Maus über einen freien Zeitraum. Alternativ klickst du auf den Button zum Anlegen oder drückst N.
Geplant oder Erfasst
Wähle „Geplant“ für einen Termin oder „Erfasst“ für einen Zeiteintrag. Liegt der Zeitraum in der Vergangenheit, ist „Erfasst“ vorausgewählt, in der Zukunft „Geplant“.
Details ausfüllen
Titel, Beschreibung, Ort, Projekt, Event-Typ, Ganztägig sowie Start und Ende. Ein neues Projekt legst du direkt im Feld an. Mit verbundenen Kalendern wählst du außerdem, in welchem Kalender der Termin landet.
- „Als Serie erstellen“ legt den Termin mit Startzeit und Endzeit an allen Tagen an, die du unter „Tage auswählen“ markierst. Daraus entstehen unabhängige Termine, die du einzeln bearbeitest.
- Ein Klick auf einen Block öffnet ihn zum Bearbeiten. Termine und Zeiteinträge verschiebst du per Drag & Drop und änderst ihre Länge am Rand, solange sie nicht schreibgeschützt sind.
- Ein Termin ist bevorstehend, aktiv, erledigt oder verpasst. Das ist etwas anderes als der Status aus Google oder Apple (bestätigt, vorläufig, abgesagt), den importierte Termine zusätzlich mitbringen.
- Die Umrandung eines Termins zeigt seinen Zustand, das Projekt färbt ihn dezent ein. Läuft ein Timer oder ist schon Zeit erfasst, hebt der Kalender den Termin hervor.
Per Drag & Drop planen
Die Seitenleiste des Kalenders hat oben eine Auswahl zwischen „Planung“ und „Integration“. In der Planung ziehst du Projekte und Habits direkt ins Raster.
Planung öffnen
Wechsle in die Tages- oder Wochenansicht und wähle oben in der Seitenleiste „Planung“. In Monat und Jahr steht dort nur „Integration“.
Vorschlag finden
Suche unter „Vorschläge durchsuchen…“ oder wähle aus Favoriten, Zuletzt genutzt, Alle Projekte und deinen offenen Habits.
Ins Raster ziehen
Ziehe die Karte auf einen freien Zeitpunkt. Daraus entsteht sofort ein Termin, den du danach verschieben und in der Länge anpassen kannst.
Projekte
Ein Projekt wird zu einem einstündigen Termin in diesem Projekt.
Habits
Ein Habit wird zu einem Termin mit seinem Namen und, falls vorhanden, seinem Projekt. Bei Dauer-Habits richtet sich die Länge nach der Zeit, die heute noch fehlt (15 bis 180 Minuten), sonst sind es 30 Minuten.
Hinweis Ein eingeplanter Termin ist ein Plan, kein Eintrag. Das Habit gilt dadurch nicht als erledigt. Fortschritt entsteht erst, wenn du es einträgst oder im verknüpften Projekt Zeit erfasst.
Blockierte Zeit
Mit blockierter Zeit hältst du dir Zeiträume frei:
- Stelle beim Anlegen den Event-Typ auf „Blockiert“. Das Formular braucht dann nur Bezeichnung, Notiz und Zeitraum, optional ganztägig. Blockierte Zeit ist rot und startet keine Timer.
- Termine, Zeiteinträge oder andere blockierte Zeiten lassen sich nicht per Drag & Drop in eine Blockierung schieben oder hineinziehen.
- Speicherst du über das Formular einen Termin, der eine Blockierung überschneidet, warnt dich der Kalender. Du kannst ihn bewusst trotzdem speichern.
Termine & Zeiterfassung
Ein Termin mit Projekt wird zum Startpunkt für deine Zeiterfassung. Hinterher siehst du, ob du den Plan eingehalten hast.
Projekt zuweisen
Öffne den Termin, wähle unter „Projekt zuweisen“ ein Projekt und aktiviere „Timer für Termin aktivieren“.
Timer starten
Ab 60 Minuten vor Beginn bis zum Ende des Termins startest du den Timer direkt aus dem Termin, wahlweise ab jetzt oder ab der exakten Startzeit. Ganztägige und blockierte Termine haben keinen Timer.
- Läuft schon ein Timer für dasselbe Projekt, hängst du ihn mit „Laufenden Timer verknüpfen“ an den Termin.
Timer stoppen
Mit „Timer stoppen“ im Termin buchst du die Zeit. Der Zeiteintrag bleibt mit dem Termin verknüpft.
Zeiteinträge zuordnen
Über „Zeiteinträge zuordnen…“ hängst du bereits erfasste Zeit an einen Termin. Ein Termin kann viele Einträge haben, ein Eintrag gehört zu höchstens einem Termin. Die Einträge wechseln dabei in das Projekt des Termins.
Erledigt oder verpasst
Hat ein vergangener Termin verknüpfte Zeit, gilt er als erledigt, sonst als verpasst. Nur ohne verknüpfte Zeit kannst du selbst zwischen Auto, Erledigt und Verpasst wählen.
Zeiteintrag aus Termin
Tracking vergessen? „Zeiteintrag aus Termin erstellen“ steht bei beendeten Terminen mit Uhrzeit und Projekt bereit, die noch keine verknüpfte Zeit haben. Hast du ihn von Hand als verpasst oder erledigt markiert, stelle ihn vorher auf Auto zurück.
Tipp Ordne vorhandene Zeit zu, bevor du einen neuen Eintrag aus dem Termin erstellst. So vermeidest du doppelt erfasste Zeit.
Agenda, Legende & Filter
Behalte im Blick, was ansteht und wohin deine Zeit geflossen ist:
Agenda
Öffne sie im Header auf jeder Seite oder mit O, dann A. Sie zeigt, was jetzt ansteht, den Rest von heute, Verpasstes und die nächsten sieben Tage. Aus einer Karte öffnest du den Termin oder startest einen passenden Timer.
Tages-Legende
Unter jedem Tag der Wochenansicht stehen erfasste Zeit und Verdienst. Ein Klick öffnet die Aufschlüsselung nach Projekten.
Wochensumme
Der Kopf der Wochenansicht summiert Zeit und Verdienst der Woche und zeigt deine aktivsten Projekte. Gemeinsam erfasste Zeit zählt dabei nur einmal.
Filter
Das Trichter-Symbol filtert den Kalender nach Projekten und Tags. „Alle zurücksetzen“ hebt die Filter wieder auf.
Google & Apple Calendar verbinden
Verbinde beliebig viele Google- und Apple-Konten. Du findest die Verbindungen unter Einstellungen → Kalender → Integrationen oder in der Seitenleiste des Kalenders unter „Integration“. So verbindest du Google:
Verbindung starten
Klicke auf „Google verbinden“. Hast du schon ein Konto verbunden, wähle „Verbindung hinzufügen“ und als Anbieter Google Calendar.
Zugriff erlauben
Melde dich bei Google an, erlaube den Zugriff auf deine Kalender und kehre zu Self-Engine zurück.
Kalender auswählen
Zu Beginn ist nur dein Hauptkalender aktiv. Aktiviere weitere Kalender des Kontos einzeln und prüfe unter „Letzter Sync“, ob alles angekommen ist.
Hinweis Für Apple Calendar wählst du „Apple verbinden“ und meldest dich mit deiner Apple-ID und einem app-spezifischen Passwort an. Das erstellst du in deinem Apple-Konto, Self-Engine erfährt so nie dein Apple-Passwort. Eigene Kalender sind danach aktiv, geteilte und abonnierte schaltest du selbst ein.
Aktivieren
Nur aktivierte Kalender werden synchronisiert. Deine Einstellungen bleiben erhalten, wenn ein Kalender erneut gefunden wird.
In Self-Engine anzeigen
Blendet einen Kalender aus, ohne die Synchronisierung zu stoppen. Gut gegen Unordnung im Raster.
Schreibkalender
„Als Schreibkalender“ legt fest, wohin neue Termine standardmäßig gehen, über alle Konten hinweg genau einer. Im Formular wählst du bei Bedarf einen anderen, lokale Termine überträgst du später mit „Veröffentlichen“.
Farbe & Name
„Farbe in Self-Engine“ gibt einem Kalender eine eigene Farbe. Konten benennst du mit „Konto umbenennen“ um.
Synchronisierung
Verbundene Kalender gleichen sich in beide Richtungen ab, sofern du Schreibrechte hast. Gut zu wissen:
- Synchronisiert wird etwa ein Jahr zurück und ein Jahr voraus. Self-Engine gleicht regelmäßig im Hintergrund ab, auch wenn die App geschlossen ist. Mit „Jetzt synchronisieren“ stößt du es sofort an, für ein Konto oder einen einzelnen Kalender.
- Titel, Zeit und Beschreibung importierter Termine änderst du nur mit Schreibrechten für diesen Kalender. Projekt, Timer und Ergebnis gehören Self-Engine und bleiben auch bei schreibgeschützten Terminen bearbeitbar.
- Ohne Internet siehst und bearbeitest du deine Termine weiter. Änderungen an Google oder Apple warten, bis du wieder online bist. Verbinden, Erneut verbinden und das Abgleichen selbst brauchen eine Verbindung.
- Wurde ein Termin gleichzeitig hier und bei Google oder Apple geändert, zeigt er beide Fassungen. Du wählst zum Beispiel „Self-Engine verwenden“ oder „Google Calendar verwenden“. Wurde er dort gelöscht, entscheidest du zwischen „Lokal behalten“ und „Archivieren“.
Erneut verbinden & trennen
Zeigt eine Verbindung „Erneut verbinden“, ist der Zugriff abgelaufen oder wurde entzogen, etwa weil du Self-Engine in deinem Google-Konto die Berechtigung genommen hast. So stellst du ihn wieder her:
Erneut verbinden
Klicke auf der betroffenen Verbindung oder in der Benachrichtigung auf „Erneut verbinden“.
Mit demselben Konto anmelden
Melde dich mit demselben Google-Konto an und erlaube wieder den Zugriff auf deine Kalender.
Sync prüfen
Zurück in Self-Engine sollte die Verbindung wieder „Verbunden“ zeigen. Deine Termine bleiben erhalten und werden wieder zugeordnet, es entstehen keine Duplikate. Trennen musst du dafür nicht.
„Trennen“ brauchst du nur, wenn du ein Konto wirklich entfernen willst. Bei Google oder Apple wird dabei nichts gelöscht. Für jeden Kalender entscheidest du, was mit den Terminen in Self-Engine passiert:
- Archivieren: Die Termine werden aufbewahrt. Verbindest du dasselbe Konto später wieder, werden sie neu zugeordnet.
- Als lokale Termine übernehmen: Die Termine bleiben als eigenständige Termine in Self-Engine. Sie werden später nicht wieder mit dem Konto verknüpft.
- Lokale Daten endgültig entfernen: Löscht die Termine in Self-Engine. Zur Bestätigung tippst du den Namen des Kalenders ein.
Achtung Veröffentlichst du einen übernommenen Termin später wieder, entsteht bei Google oder Apple eine neue Kopie. Das Original kann dort noch existieren.
Auf deinen Geräten
- Den vollen Kalender mit Raster, Planung und Agenda nutzt du in der Web-App und in der Mac-App. Auf dem Handy funktioniert die Web-App ebenfalls, mit eigener Monatsansicht für kleine Bildschirme.
- Die Apps für iPhone und Android sind in Entwicklung und haben noch keine Kalenderansicht. Dort verbindest du Apple Calendar und siehst den Sync-Status. Google verbindest und Konten trennst du in der Web-App.
Tipps
- Blocke Fokuszeit: Per Drag & Drop landet dort nichts, und beim Speichern über das Formular wirst du gewarnt
- Gib Terminen ein Projekt, denn Timer, Zeitzuordnung und Erledigt-Status hängen daran
- Sieh Termine als Plan und Zeiteinträge als Nachweis, und vergleiche beides im selben Raster
- Öffne die Agenda von überall mit O, dann A
- Beende die Woche mit einem Blick auf die Tages-Legende: Sie zeigt, wohin Zeit und Geld geflossen sind
- Blende Kalender aus, die du nur selten brauchst, statt sie zu trennen. Die Synchronisierung läuft weiter