Zeiterfassung: Timer, Einträge & Pomodoro

Das Tracking-Cockpit

Timer laufen nicht in einem Projekt, sondern im Tracking-Cockpit. Du erreichst es von jeder Seite, ohne deine Arbeit zu verlassen.

Timer starten & speichern

Ein Timer misst eine Arbeitssitzung. Erst beim Speichern wird daraus ein Zeiteintrag.

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   Projekt wählen und starten

   Öffne die Zeiterfassung und such unter „Projekt tracken“ dein Projekt in „Favoriten“, „Zuletzt genutzt“ oder „Alle Projekte“. Starte den Timer und ergänze eine Notiz zu dem, woran du arbeitest.

   Tipp Markiere häufige Projekte mit „Als Favorit“; die Reihenfolge deiner Favoriten bestimmst du selbst.

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   Bei Bedarf anpassen

   Der Stift am Timer öffnet „Zeiterfassung anpassen“. Dort änderst du das Projekt, verschiebst den Start oder die ganze Sitzung („Relativ verschieben“) und stellst die Rundung ein. Für eine vergessene Pause ist eine Phase im gespeicherten Eintrag besser als eine kürzere Zeit, weil die Pause dann als Pause erhalten bleibt.

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   Speichern

   „Timer speichern“ macht aus der Sitzung einen Zeiteintrag, wendet die Rundung an und entfernt den Timer. Überschneidet sich die Zeit mit anderen Einträgen oder überschreitet sie das Tageslimit, bleibt der Timer angehalten stehen, bis du entschieden hast.

• „Timer abbrechen“ verwirft die Sitzung nach einer Rückfrage („Timer verwerfen?“). Es entsteht kein Eintrag, und die gemessene Zeit ist weg.
• „Timer ohne Projekt starten“ erfasst Zeit nur mit einer Zeitkategorie, etwa für Mittagspause oder Freizeit. Solche Zeit wird weder gerundet noch bezahlt. Mit „Projekt zuordnen“ machst du daraus später doch Projektzeit.
• Bis zu zehn Timer haben Platz im Cockpit, auch angehaltene, projektlose und geteilte. Ob ein neuer Timer die anderen stoppt, legst du unter Einstellungen → Projekte → Zeiterfassung fest („Andere Timer automatisch stoppen, wenn ein neuer gestartet wird“).
• Pro Projekt gibt es nur einen Timer. Das gilt auch, wenn das Projekt Teil eines geteilten Timers ist.
• Ziehe Timer-Karten, um ihre Reihenfolge zu ändern; das geht auch mit der Tastatur.

Pausen & Zeitkategorien

Jeder Timer und jeder Eintrag hat eine Zeitkategorie. Die Namen wählst du selbst, aber jede Kategorie gehört zu einer von fünf festen Zeitklassen. Die Klasse entscheidet, was als Arbeit zählt.

• „Pause“ am laufenden Timer wechselt in deine Ruhepausen-Kategorie, „Fortsetzen“ zurück. Die Pause wird als Phase im Eintrag festgehalten; du musst sie später nicht schätzen und abziehen.
• Über „Zeitkategorie wechseln“ am Timer wechselst du jederzeit in eine andere Kategorie, etwa in eine Kurzpause. Die bisher erfasste Zeit behält ihre Kategorie.
• Neue Timer starten mit der Standard-Zeitkategorie des Projekts oder, ohne Projekt-Vorgabe, mit deiner allgemeinen Standardkategorie.
• Unter Einstellungen → Projekte → Zeitkategorien legst du mit „Kategorie hinzufügen“ eigene Kategorien an. Self-Engine startet mit Deep Work, Arbeit, Kurzpause, Pause und Feierabend. Ist eine Kategorie in Gebrauch, bleibt ihre Klasse fest; zum Löschen wählst du unter „Ersetzen durch“ eine Kategorie derselben Klasse.

Zeit nachtragen

Vergessen, den Timer zu starten? Trag die Zeit einfach nachträglich ein.

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   Formular öffnen

   Klicke im Projekt auf „Zeiteintrag hinzufügen“ (oder N). Im Kalender ziehst du einen Zeitraum auf und wählst „Erfasst“ statt „Geplant“.

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   Zeit und Kategorie eintragen

   Wähle das Projekt oder „Ohne Projekt“, dann Startzeit, Endzeit und Zeitkategorie. Eine Notiz ist optional.

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   Vorschau prüfen und speichern

   Unter „Rundung“ zeigt „Wird gespeichert als“, welche Zeit gebucht wird. Speichere; bei einer Überschneidung fragt Self-Engine nach.

Geteilte Zeit

Arbeitest du gleichzeitig für mehrere Projekte, etwa in einem Termin für zwei Kunden, teilst du die Zeit auf, statt sie doppelt zu buchen.

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   Projekte hinzufügen

   Öffne am laufenden Timer „Zeitaufteilung“ und wähle „Projekt hinzufügen“. Unter „Gleichzeitig gearbeitet für“ stehen danach alle beteiligten Projekte.

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   Anteile festlegen

   Passe die Prozentanteile an; jedes Projekt braucht mehr als null. Mit „Zum Hauptprojekt machen“ bestimmst du, nach wessen Regeln gerundet wird. „Aus dem Timer entfernen“ nimmt ein Projekt wieder heraus.

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   Speichern

   „Timer speichern“ legt für jedes Projekt einen Eintrag mit seinem Anteil an. Zusammen ergeben sie genau die gerundete Dauer der Sitzung; jedes Stundenlohn-Projekt rechnet seinen Anteil mit dem eigenen Satz.

• Ein hinzugefügtes Projekt gilt für die ganze bisher gemessene Zeit, nicht erst ab jetzt. Bleibt nur ein Projekt übrig, wird wieder ein normaler Timer daraus.
• Auch gespeicherte Einträge kannst du nachträglich teilen: Öffne den Eintrag und füge unter „Geteilte Zeit“ weitere Projekte hinzu. „Aus geteilter Zeit lösen“ macht daraus wieder einen einzelnen Eintrag.
• Änderst du den Zeitraum geteilter Zeit, ändert er sich für alle Projekte. Ist einer der Einträge bezahlt, sind Zeitraum und Anteile gesperrt.

Pomodoro

Pomodoro teilt eine Sitzung in Arbeitsphasen und Pausen. Alle Phasen landen in einem einzigen Eintrag pro Projekt, nicht in vielen kleinen.

• Am Timer schaltest du mit „Pomodoro aktivieren“ ein. „Pomodoro Optionen“ bietet „Timer beenden & speichern“, „Einstellungen“, „Neuen Zyklus starten“ und „Pomodoro deaktivieren“.
• Die nächste Phase startet automatisch. Hast du das ausgeschaltet, läuft die Phase in die Überzeit, bis du „Kurzpause starten“, „Lange Pause starten“ oder „Zurück zur Arbeit“ wählst.
• „Pause“ hält auch den Countdown an. Nach „Fortsetzen“ läuft die restliche Zeit der Phase weiter.
• Der Fortschritt zeigt, wie viele Arbeitsphasen du im aktuellen Zyklus geschafft hast.
• Am Phasenende hörst du einen Ton und bekommst eine Benachrichtigung, wenn du sie im Browser erlaubt hast. Verlass dich nicht darauf, wenn Self-Engine ganz geschlossen ist.

Unter Einstellungen → Projekte → Pomodoro stellst du die Dauer der Phasen, die Zahl der Arbeitsphasen bis zur langen Pause, Töne, Farben und eine Testbenachrichtigung ein. Außerdem:

• „Phasen automatisch starten“ (an): Arbeit und Pausen wechseln ohne Klick.
• „Timer nach der langen Pause automatisch beenden“ (an): Nach der langen Pause wird der Timer gespeichert.
• „Zeige ‚Weiterarbeiten?‘ nach langen Pausen“ (aus): fragt nach der langen Pause, ob du weitermachst.
• Für einen einzelnen Timer änderst du die Dauern über „Pomodoro Optionen“ → „Einstellungen“ und „Anwenden“. „Auf globale Pomodoro Einstellungen zurücksetzen“ macht das rückgängig.

Rundung

Rundung legt fest, welche Zeit am Ende gebucht und bezahlt wird. Du stellst sie unter Einstellungen → Projekte → Zeiterfassung → „Rundung“ ein: „Rundungsintervall“, „Rundungsmodus“ (auf, ab oder zum nächsten Wert) oder „Runden in Zeitabschnitten“ mit „Zeitabschnittsintervall“.

• Es gilt die genaueste Regel: Rundung am Timer vor der Projektrundung („Zeit Rundung“) vor deinen Einstellungen.
• Am Timer zeigt „Zeiterfassung anpassen“ → „Rundung“ die „Aktive Zeit“ und die „Gebuchte Zeit“. Beim Nachtragen siehst du unter „Projekt-Rundung anwenden“, was gespeichert wird.
• Rundung wirkt beim Speichern und bei bewussten Zeitänderungen. Änderst du die Einstellungen, bleiben bestehende Einträge unverändert. Zeit ohne Projekt wird nie gerundet.
• Geteilte Zeit wird einmal nach der Regel des Hauptprojekts gerundet und dann aufgeteilt; den Rundungsrest bekommt das Hauptprojekt.

Überschneidungen & Tageslimit

Überschneidet sich neue Zeit mit vorhandenen Einträgen, überschreibt Self-Engine nichts stillschweigend. Stattdessen erscheint „Zeit überschneidet sich“ mit einer Zeitleiste und den betroffenen Einträgen. Je nach Lage hast du diese Möglichkeiten:

• Unter Einstellungen → Projekte → Zeiterfassung → „Überschneidungen“ legst du fest, ob nur Einträge desselben Projekts geprüft werden (Standard) oder mit „Überschneidungen über alle Projekte hinweg prüfen“ alle. „Überschneidende Zeiteinträge zulassen“ erlaubt doppelt belegte Zeit. Zeit ohne Projekt wird immer gegen alle Einträge geprüft.
• Muss ein Timer auf deine Entscheidung warten, bleibt er mit eingefrorener Zeit stehen, bis du entscheidest oder ihn verwirfst. Neu starten kannst du ihn in dieser Zeit nicht.
• „Höchstens 24 Stunden pro Tag buchen“ ist standardmäßig an: Über alle Projekte hinweg kann ein Kalendertag nicht mehr als 24 Stunden gebuchte Arbeit bekommen. Würde ein Timer das überschreiten, wartet er, bis du ihn kürzt oder verwirfst; es wird nichts heimlich abgeschnitten.
• Im Überschneidungsdialog wählst du eine Möglichkeit mit 1, 2 oder 3 und bestätigst mit Enter. „Zurück zum Formular“ lässt dich die Zeit noch ändern.

Tipps für die Praxis

Gute Zeiterfassung zeigt dir, wohin deine Zeit wirklich geht, und macht deine Abrechnung verlässlich. Diese Gewohnheiten helfen:

• Starte den Timer, sobald du anfängst, nicht erst, wenn du „richtig drin“ bist. Mit T, dann S geht das ohne Maus.
• Schreib konkrete Notizen: „Login-Formular umgesetzt“ hilft dir später mehr als „Coding“.
• Kurze Unterbrechung, die zur Arbeit gehört? Wechsle über „Zeitkategorie wechseln“ in die Kurzpause; sie zählt weiter als Arbeitszeit.
• Längere Pause? Drück „Pause“ und danach „Fortsetzen“. Hast du es vergessen, trag die Pause im gespeicherten Eintrag als Phase nach.
• Wechselst du das Projekt, speichere den Timer und starte den nächsten. Wenn neue Timer andere automatisch stoppen sollen, stell das in den Einstellungen zur Zeiterfassung ein.
• Wirf am Ende des Tages einen Blick ins Cockpit: Läuft noch ein Timer, der eigentlich fertig ist?
• Nutze den „Rückblick“ im Projekt für deine Arbeitsmuster und die Karte „Zeitklassen“ auf dem Dashboard für das Verhältnis von Fokus und Pause.
• Timer vergessen? Trag die Zeit mit „Zeiteintrag hinzufügen“ nach. Ungefähr richtig ist besser als gar nicht erfasst.