Aufgaben

Überblick

Aufgaben ist dein To-do-System in Self-Engine. Die Idee dahinter: Erst festhalten, dann in Ruhe entscheiden, was daraus wird. So läuft es meistens ab:

1. Erfassen: Halte einen Gedanken sofort fest, egal wo du gerade in der App bist.
2. Klären: Gehe die Inbox durch und gib jeder Aufgabe einen Status, ein Projekt und bei Bedarf Tags.
3. Planen: Lege fest, an welchem Tag du daran arbeitest (Geplant) und bis wann sie fertig sein muss (Deadline).
4. Abarbeiten: Arbeite aus Heute, aus Offen oder aus einem Projekt heraus und hake Erledigtes ab.

Ansichten

Die Seitenleiste im Modul Aufgaben ordnet deine Arbeit danach, was gerade dran ist. Jede Aufgabe taucht dort auf, wo sie hingehört:

• Erledigt zeigt erledigte und abgebrochene Aufgaben, die neuesten zuerst. Von dort öffnest du eine Aufgabe wieder.
• Archiv bewahrt Aufgaben auf, die du aus dem Blick haben willst. Mit „Wiederherstellen“ holst du sie zurück.
• Im Papierkorb landen gelöschte Aufgaben. Dort stellst du sie wieder her oder löschst sie mit „Endgültig löschen“ für immer.

Aufgaben erfassen

Es gibt zwei Wege, eine Aufgabe anzulegen: von überall mit „Schnell erfassen“ oder direkt in der Liste, die du gerade offen hast.

1. 1

   Schnell erfassen, von überall

   Klicke im Header auf das Plus oder drücke O, dann C (alternativ ⌘ / Strg + Umschalt + A). Wähle „Aufgabe“, gib einen Titel ein und setze bei Bedarf Priorität, Geplant, Deadline und Projekt. Mit „Hinzufügen“ ist sie gespeichert.

   Tipp Nach dem Speichern springt der Cursor zurück ins Titelfeld. So erfasst du mehrere Aufgaben hintereinander.

2. 2

   Direkt in der Liste

   Oben in jeder aktiven Aufgabenliste und in der Aufgabenliste eines Projekts steht das Feld „Aufgabe hinzufügen …“. Titel eingeben, Enter drücken, fertig.

   • Mit N springst du ins Feld der aktuellen Liste. Wie alle Tastenkürzel kannst du es in den Einstellungen ändern.
   • Über „Details“ setzt du schon beim Anlegen Status, Priorität, Geplant, Deadline und Projekt. In Erledigt, Archiv und Papierkorb legst du keine neuen Aufgaben an.

Welchen Status eine neue Aufgabe bekommt, hängt davon ab, wo du sie anlegst:

• Mit „Schnell erfassen“ ohne Projekt bekommt sie den Status, den du unter „Neue Aufgaben“ als Standard festgelegt hast. Ab Werk ist das Inbox.
• In einem Projekt, in Offen oder mit gewähltem Projekt bekommt sie deinen Arbeitsstatus. So landet sie gleich dort, wo du arbeitest.
• In Heute ist zusätzlich Geplant auf heute gesetzt. Demnächst setzt dagegen kein Datum für dich.

Aufgaben bearbeiten

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet ihre Details. Dort steht alles, was du über sie wissen musst:

Über das Menü in den Details duplizierst oder archivierst du eine Aufgabe, das Papierkorb-Symbol verschiebt sie in den Papierkorb. Beim Duplizieren werden auch ihre Unteraufgaben kopiert.

Geplant, Deadline & Erinnerung

Eine Aufgabe hat zwei voneinander unabhängige Daten. Zusammen entscheiden sie, ob sie in Heute oder Demnächst steht. Ein Datum, das eine Aufgabe bis dahin versteckt, gibt es nicht.

• Ein verpasster Geplant-Tag wandert nicht weiter und macht die Aufgabe nicht überfällig. Sie bleibt in Heute stehen, bis du sie erledigst oder neu planst.
• Maßgeblich ist der frühere der beiden Tage. Eine Deadline darf auch vor dem Geplant-Tag liegen. Mit Uhrzeit gilt die Aufgabe ab genau diesem Moment als überfällig, die Abschnitte in Heute richten sich aber nach dem Tag.
• Geplant und Deadline erscheinen nicht als Block im Kalender. Wenn du Zeit für eine Aufgabe reservieren willst, lege dort einen Termin an.

Status, Priorität & Projekte

Deine Status gehören dir: Name, Symbol, Farbe und Reihenfolge legst du selbst fest. Jeder Status gehört zu genau einer von sechs Kategorien, und die Kategorie bestimmt, wie sich eine Aufgabe verhält.

1. 1

   Status anlegen

   Öffne die Einstellungen → Aufgaben → Status & Darstellung. Unter „Aufgabenstatus“ fügst du mit „Status hinzufügen“ neue Status hinzu, sortierst sie und gibst ihnen Symbol, Farbe und Kategorie. Umbenennen ändert nichts am Verhalten.

2. 2

   Standardstatus wählen

   Unter „Standardstatus“ legst du deinen „Erfassungs-Standard“ für erfasste Aufgaben und deinen „Arbeits-Standard“ für Projekte und Unteraufgaben fest. Beide müssen offene Status sein.

3. 3

   Status löschen

   Wird ein Status noch von Aufgaben genutzt, wählst du unter „Ersetzen durch“ einen anderen. Ein Standardstatus braucht vorher einen Nachfolger, und mindestens ein Erledigt-Status bleibt immer erhalten.

Unteraufgaben & Abschluss

Zerlege große Aufgaben in Unteraufgaben, die beliebig tief verschachtelt sein können. Unteraufgaben übernehmen das Projekt ihrer übergeordneten Aufgabe.

1. 1

   Unteraufgaben anlegen

   Öffne die Aufgabe und klicke unter „Unteraufgaben“ auf „Neue Unteraufgabe“. Titel eingeben, Enter drücken, wiederholen. Alternativ nutzt du das Plus direkt in der Zeile.

2. 2

   Unteraufgaben planen

   Gib einer Unteraufgabe ein eigenes Datum, wenn sie in Heute oder Demnächst auftauchen soll. In den anderen Listen zeigst du Unteraufgaben mit „Unteraufgaben ausklappen“ in der Zeile oder „Alle ausklappen“ in der Leiste.

3. 3

   Die Aufgabe abschließen

   Eine Aufgabe lässt sich erst als erledigt markieren, wenn keine ihrer Unteraufgaben mehr offen ist und kein verknüpfter Timer läuft. Abgebrochene Unteraufgaben zählen als abgeschlossen.

   Tipp Der Fortschrittsring in der Zeile zählt nur erledigte direkte Unteraufgaben und wird erst bei 100 % anklickbar. Ist eine Unteraufgabe abgebrochen, schließe die Aufgabe über die Statusauswahl ab.

Erledigtes öffnest du in Erledigt wieder. Was du nicht mehr sehen willst, archivierst du. Was weg soll, wandert in den Papierkorb, bis du es endgültig löschst.

• Archivieren, Papierkorb, Wiederherstellen und endgültiges Löschen gelten für die gewählte Aufgabe und alle ihre Unteraufgaben, nicht für übergeordnete Aufgaben oder Geschwister.
• Archivierte und gelöschte Aufgaben kannst du nicht bearbeiten, bis du sie wiederherstellst.

Listen, Board & Filter

Jede Ansicht lässt sich an deine Arbeitsweise anpassen. Die Werkzeuge findest du in der Leiste über der Liste:

• Auf dem Board blendest du unter „Spalten“ Spalten ein und aus, legst mit „Neuer Status …“ einen Status an oder öffnest „Status verwalten“. Spalten lassen sich verschieben und in der Breite ändern, Aufgaben ziehst du am Griff in eine neue Reihenfolge.
• Wie lange Erledigtes auf dem Board von Offen und Projekten sichtbar bleibt, stellst du unter „Erledigte auf dem Board“ ein: von Heute bis Immer, standardmäßig 1 Tag. Aus Heute und Demnächst verschwinden abgeschlossene Aufgaben sofort.

Mehrere Aufgaben auf einmal bearbeiten:

1. 1

   Auswahl starten

   Klicke auf „Aufgaben auswählen“ oder drücke S. Dann hakst du einzelne Zeilen an oder nimmst „Alle auswählen“.

2. 2

   Aktion wählen

   Ändere Status oder Projekt, plane alle mit „Heute planen“ für heute ein oder schicke sie ins Archiv oder in den Papierkorb. Auch hier gelten die Regeln für den Abschluss.

3. 3

   Auswahl beenden

   „Auswahl aufheben“ leert die Auswahl, „Auswahl beenden“ verlässt den Auswahlmodus.

Aufgaben & Zeiterfassung

Aufgaben sind mit der Zeiterfassung deiner Projekte verbunden:

• Timer und Zeiteinträge lassen sich mit einer Aufgabe verknüpfen. Die Details zeigen, wie viele Timer und Einträge zur Aufgabe und ihren Unteraufgaben gehören.
• Verknüpfen geht nur innerhalb desselben Projekts. Eine Aufgabe braucht also ein Projekt, bevor du Zeit auf sie erfasst. Die Zeit zählt auf dieses Projekt.
• Wechselst du das Projekt einer Aufgabe mit erfasster Zeit, fragt „Projekt wechseln“: nur die Aufgabe verschieben und die bisherige Zeit behalten, oder die Aufgabe samt aller verknüpften Zeiteinträge verschieben. Läuft ein verknüpfter Timer, stoppe ihn vorher.

Auf deinen Geräten

Alles in dieser Anleitung beschreibt die Web-App. Auf den anderen Geräten gibt es ein paar Unterschiede:

• Mac-App: Mit ⌘ + Umschalt + Leertaste öffnest du das Fenster in der Menüleiste. Unter „Erfassen“ legst du Aufgaben an, unter „Heute“ siehst du deine heutigen Aufgaben und änderst ihren Status.
• Die Apps für iPhone und Android sind in Entwicklung. Sie zeigen Heute und die anderen Ansichten mit Wischgesten, haben aber kein Board, keine Filter und keine Suche. Deadline-Uhrzeit und Erinnerung stellst du in der Web-App ein.
• In der Web-App öffnest du Ansichten über das Kontextmenü der Seitenleiste mit „In neuem Tab öffnen“. Tabs merken sich nur, wo du warst, nicht ungespeicherte Eingaben, und gelten nur auf diesem Gerät.

Tipps

• Erst erfassen, später einordnen: Unterbrich deinen Flow nicht, um eine Aufgabe gleich perfekt abzulegen.
• Gehe die Inbox regelmäßig durch und gib jeder Aufgabe einen Arbeitsstatus. Nur ein Projekt zu setzen, holt sie nicht aus der Inbox.
• Plane deinen Tag mit Geplant. Was gestern liegen blieb, steht heute noch in Heute, ganz ohne künstliche Deadline.
• Nutze die Deadline nur für echte Fristen, damit „überfällig“ etwas bedeutet.
• Zerlege große Aufgaben in Unteraufgaben und gib den nächsten Schritt ein eigenes Datum, dann steht er in Heute.
• Halte das Board schlank: Blende unter „Spalten“ aus, was du nicht brauchst, und wechsle auf Priorität, wenn Dringlichkeit wichtiger ist als der Status.